Política de Tratamiento de Datos Personales

Introducción

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen, complementen o sustituyan, ORTOTEX S.A.S. establece la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, con el propósito de garantizar el derecho fundamental a la privacidad, el buen nombre y la autodeterminación informativa de todas las personas cuyos datos son recolectados y tratados en el marco de su actividad comercial.

Al suministrar sus datos personales a través del sitio web www.ortotex.com, formularios de contacto, WhatsApp, correo electrónico u otros canales de comunicación, el titular declara haber leído y aceptado esta política.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Razón social: ORTOTEX S.A.S. Domicilio: Cra 83 #34b-43, Laureles – Estadio, Medellín, Antioquia, Colombia Correo electrónico: experienciacliente@ortotex.com Teléfono: (604) 372 3031 WhatsApp: (+57) 324 591 9840 Sitio web: www.ortotex.com

2. Marco legal

Esta política se fundamenta en las siguientes normas:

— Constitución Política de Colombia, Artículo 15 (derecho a la intimidad y al buen nombre). — Ley 1581 de 2012 — Ley de Protección de Datos Personales. — Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación parcial de la Ley 1581. — Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio. — Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

3. Definiciones

Para efectos de esta política se entiende por:

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Responsable del tratamiento: ORTOTEX S.A.S., quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

4. Datos personales recolectados

ORTOTEX S.A.S. podrá recolectar, almacenar y tratar los siguientes tipos de datos personales, según el canal de contacto utilizado:

— Nombre completo. — Número de documento de identidad (cédula o NIT). — Correo electrónico. — Número de teléfono o WhatsApp. — Ciudad, departamento y dirección comercial o de entrega. — Nombre o razón social de la empresa o establecimiento comercial. — Información sobre el tipo de negocio y necesidades comerciales. — Datos de facturación electrónica requeridos por la normativa tributaria colombiana. — Registros de comunicaciones comerciales con el equipo de ORTOTEX.

ORTOTEX S.A.S. no recolecta datos sensibles tales como información sobre salud, creencias religiosas, orientación sexual, origen racial o datos biométricos.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados por ORTOTEX S.A.S. serán utilizados para las siguientes finalidades:

— Gestión de la relación comercial con distribuidores, subdistribuidores y clientes. — Atención de solicitudes, cotizaciones, pedidos y PQRSF. — Envío de información sobre productos, novedades de portafolio y comunicaciones comerciales. — Coordinación de entregas y logística de pedidos. — Emisión de facturas electrónicas y documentos comerciales. — Asignación y seguimiento por parte de las ejecutivas comerciales por zona. — Mejora de la experiencia del usuario en el sitio web. — Cumplimiento de obligaciones legales, contables y tributarias. — Análisis estadístico interno para mejorar los servicios y la atención comercial.

6. Autorización del titular

ORTOTEX S.A.S. recolectará los datos personales previa autorización expresa del titular, la cual podrá otorgarse mediante:

— Aceptación del formulario de contacto en el sitio web. — Suministro voluntario de datos a través de WhatsApp, correo electrónico u otros canales oficiales. — Firma de acuerdos o contratos comerciales que incluyan cláusula de autorización de tratamiento de datos. — Cualquier conducta inequívoca que permita concluir que el titular autorizó el tratamiento.

7. Derechos de los titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

— Conocer: Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. — Actualizar: Solicitar la actualización de sus datos cuando sean parciales, inexactos, incompletos o fraccionados. — Rectificar: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos. — Suprimir: Solicitar la eliminación de sus datos cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías de la ley, o cuando haya finalizado la finalidad del tratamiento. — Revocar: Retirar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida. — Presentar quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa vigente.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el titular debe enviar su solicitud al correo experienciacliente@ortotex.com, indicando su nombre completo, número de identificación y la descripción clara de la solicitud. ORTOTEX S.A.S. dará respuesta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos, prorrogables conforme a la ley.

8. Transferencia y transmisión de datos

ORTOTEX S.A.S. no vende, alquila ni cede los datos personales de sus titulares a terceros con fines comerciales no autorizados.

Los datos podrán ser compartidos únicamente con:

— Aliados logísticos y de transporte, para la coordinación y entrega de pedidos. — Proveedores de servicios tecnológicos que actúen como encargados del tratamiento bajo acuerdos de confidencialidad. — Entidades públicas o autoridades competentes cuando sea requerido por ley o por orden judicial. — Asesores contables, jurídicos o administrativos de ORTOTEX S.A.S. bajo deber de confidencialidad.

En todos los casos, ORTOTEX S.A.S. adoptará las medidas necesarias para garantizar que los terceros receptores traten los datos con los mismos niveles de seguridad y confidencialidad exigidos por esta política y por la ley colombiana.

9. Medidas de seguridad

ORTOTEX S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El personal que tenga acceso a datos personales está sujeto al deber de confidencialidad y a las políticas internas de seguridad de la información de ORTOTEX S.A.S.

10. Tiempo de conservación de los datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento descritas en esta política y con las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y vencidos los plazos legales, los datos serán eliminados de forma segura de las bases de datos de ORTOTEX S.A.S.

11. Vigencia de la política y modificaciones

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación en el sitio web www.ortotex.com. ORTOTEX S.A.S. se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento, notificando los cambios a través del sitio web. El uso continuado de los servicios o canales de ORTOTEX tras la publicación de cualquier modificación implica la aceptación de la política actualizada.

12. Canal de atención para solicitudes sobre datos personales

Para consultas, reclamos, actualizaciones o ejercicio de derechos sobre datos personales:

— Correo electrónico: experienciacliente@ortotex.com — WhatsApp: (+57) 324 591 9840 

Para presentar quejas ante la autoridad de control: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) www.sic.gov.co